秘書（ヒショ）

秘書技能検定や国際秘書検定でスキルの向上を

秘書の主な仕事内容

秘書の仕事は、社長や重役など、経営組織の役員の傍らで、日常の身辺処理やこまごまとした用事を引き受けていくというのが仕事内容になります。
秘書は、役員の目となり耳となり、手足となってその仕事を助けています。秘書の仕事を大きく分けると、「社内外との連絡･応対業務」「文書の作成、受発注管理」「資料や情報の収集、整理、管理」「スケジュール表の作成」「その他の用務」となります。近年はわが国でも、欧米のように短大や専門学校で専門の秘書教育を受けて、企業、団体に入職して秘書室に配属される人が増えています。

また、細かな仕事内容としては、口頭や文書でよせられる膨大な情報のなかから必要な情報だけを取捨選択し、わかりやすい形にまとめて上司に報告を行ったり、外国の文書の場合には、日本語への翻訳をします。
役員の出張の手配、慶弔の準備、会議の議事録作成、取引先の人事情報のチェック、新聞のスクラップなども業務の一環です。
さらに上司からの特命業務を行う場合もあります。

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秘書になるには

秘書業務に関する基礎的な知識、技能を身につけたいなら、短大や専門学校などで秘書概論、秘書実務、レコードマネージメント、秘書英語、会計事務、商業英語などの秘書に関連した科目を習得した方がよいでしょう。
秘書技能を向上させるために、多くの人が「秘書技能検定(1級～3級)」「国際秘書検定(CBS)」などの検定試験にも挑戦しています。実際の秘書業務の遂行の仕方は、各企業によって異なります。外資系企業などにおいては、高度の語学力や実務能力などが求められます。

一般的に、機転がきき他人に気配りができる、明るく感受性が豊かである、積極的で記憶力がよいことなどが求められます。
また、コンピュータ操作をはじめとする事務処理能力が必要とされます。

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